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Es parte de la naturaleza humana ser reacio al cambio, especialmente cuando se trata de actividades de alto riesgo y muy estresantes como hacer un presupuesto. Esta es la razón por la que el proceso de presupuesto anual tiende a seguir el mismo enfoque año tras año: comparar los datos reales del año pasado con las proyecciones de este año, desarrollar metas de ingresos para respaldar los objetivos corporativos, recopilar números de gerentes y solicitudes de presupuesto, etc.
Tal vez por eso, los resultados de una encuesta arrojaron que solo el 40% de los ejecutivos financieros encuestados calificaron sus capacidades de análisis y planeación financiera como efectivas. Y por qué estos mismos ejecutivos informaron que sus equipos financieros siempre están abrumados por tareas básicas de gestión financiera, como informar los resultados del último período, dejando poco tiempo para predecir escenarios o probar supuestos presupuestarios relacionados con el futuro.
Desafiar el status quo no es tarea fácil. Para hacer esto, los CFO necesitan algo igualmente convincente que motive a las personas a adoptar métodos y procesos más nuevos y efectivos.
1.Establecer objetivos para la mejora continua
La mejora continua es una forma de ayudar a motivar a las personas a adoptar un nuevo enfoque en la elaboración del presupuesto. En pocas palabras, la mejora continua es la idea de que el establecimiento de objetivos para mejorar el rendimiento debe realizarse de forma continua. La mayoría de la gente estaría de acuerdo en que evaluar el desempeño frente a los objetivos no debería ser un ejercicio de una sola vez. En realidad, es común utilizar el presupuesto como punto de referencia para medir el progreso en comparación con los planes. Luego, el presupuesto se convierte en un contrato fijo inflexible con los gerentes que se dirigen en una dirección que será difícil de cambiar, incluso cuando se enfrentan a eventos inesperados como la pandemia de COVID-19.
Cuando el presupuesto anual es el punto de referencia para medir la mejora, brinda una imagen incompleta y desactualizada del plan integral general. Hay tanto en juego (bonificaciones, compensaciones, contratación) que es fácil ver por qué los gerentes están incentivados a establecer metas alcanzables, en lugar de aspiracionales.
Cuando la mejora se mide en función de este tipo de objetivos, es difícil identificar si un aumento en las ganancias se debe en realidad al desempeño de la empresa o a la quiebra de un competidor. O si una disminución en los ingresos se debe a un competidor emergente con un producto o línea de servicio popular. En ambos casos, ¿es esto un fiel reflejo del desempeño general?
Los objetivos establecidos para la mejora continua se evalúan de forma continua, derivados de una combinación de factores, en lugar de objetivos definidos para parecer un éxito. Una medida completa del desempeño debe incluir una imagen del crecimiento de los ingresos y la mejora del margen de ganancias, así como el flujo de efectivo, el panorama competitivo y la productividad de los empleados. La pandemia de COVID-19 atrae una mayor atención a los flujos de efectivo netos porque las empresas pueden estar experimentando desafíos financieros en lugar del excedente de efectivo que esperaban.
El director financiero puede liderar el fomento de una cultura de mejora continua y garantizar que se establezcan objetivos para que se tengan en cuenta todos los aspectos del desempeño, no solo el desempeño con respecto al presupuesto anual.
2. Tener en cuenta los objetivos de rendimiento
Supervisar la planificación y el presupuesto anual y generar aceptación para la mejora continua es solo una parte del desafío. Los directores financieros también deben estar atentos al premio durante todo el año, a menudo mucho después de que todos hayan empacado sus notas presupuestarias y se hayan ido a casa. Para aquellos fuera de las finanzas, apagar incendios y administrar las operaciones diarias dificultan la motivación para revisar las cifras presupuestarias creadas hace meses.
La programación de reuniones de revisión del plan con las partes interesadas es una forma en que los directores financieros pueden tener en cuenta los objetivos presupuestarios. Con registros regulares, recordatorios sobre la mejora continua y un compromiso más amplio con la planificación continua, los directores financieros pueden contribuir significativamente a la ejecución de la estrategia y a navegar por nuevas direcciones del negocio.
Las organizaciones esperan cada vez más que los directores financieros ofrezcan orientación estratégica, pero fluye en ambos sentidos. Los directores financieros necesitan que los equipos de análisis y planeación financiera dediquen más tiempo a tareas estratégicas. Al aumentar la comunicación en torno al desempeño, seguir el plan de mitad de año y mantener los objetivos de desempeño en la mente de los líderes de toda la organización, los directores financieros pueden ayudar a fomentar una cultura de alto rendimiento, con una mayor aceptación y mejores resultados.
3. Utilizar pronósticos financieros continuos para identificar desafíos y oportunidades
La transformación del proceso de planificación y presupuesto es más fácil cuando los CFO y los equipos de Análisis y Planeación Financiera implementan pronósticos financieros continuos impulsados por la demanda. A diferencia de los pronósticos anuales, los pronósticos financieros continuos ocurren con más frecuencia y se enfocan en los impulsores clave del negocio, en lugar de en cada partida de gastos en el sistema de contabilidad del libro mayor.
Debido a que son más frecuentes y están más enfocados, los pronósticos financieros continuos sirven como un sistema de alerta temprana y pueden ayudar a identificar las correcciones necesarias antes de que se conviertan en emergencias. Los directores financieros y sus equipos pueden ofrecer análisis e información a medida que surgen oportunidades o amenazas.
La conclusión es que los pronósticos financieros continuos ayudan a una organización a mantenerse ágil frente a las condiciones volátiles del mercado.
4. Transformar la planificación y el presupuesto
Es posible que los directores financieros no se vean a sí mismos como mediadores del cambio. Sin embargo, están calificados de forma única para desafiar el status quo. Al implementar métodos de presupuesto progresivos , obtener la aceptación de los gerentes y mejorar la alineación del presupuesto con objetivos integrales, los directores financieros pueden, en última instancia, influir en mejores decisiones comerciales. Esto es fundamental para la recuperación empresarial pospandémica que experimentará toda organización.
Todo esto funciona en conjunto para ayudar a las organizaciones a alinear las acciones y prioridades de sus gerentes con una estrategia más amplia. Brinda a los directores financieros el tiempo y los recursos que necesitan para realizar un análisis más profundo y ayudar a convertir el proceso de planificación y presupuestación de un obstáculo a una oportunidad.
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