Cuando se trata de negocios, la falta de colaboración es mortal. Después de todo, ningún departamento puede hacer correctamente su trabajo durante mucho tiempo sin que los otros departamentos ejecuten sus tareas. Las ventas no sirven de nada si los envíos no se realizan; el marketing no funciona si el servicio de atención al cliente aleja a los usuarios; así mismo, todo se paraliza si recursos humanos no proporciona el personal adecuado.
Pero por alguna razón, cuando se trata de los números, puede parecer que cada departamento está solo. Los datos suelen estar atascados en diferentes estructuras, lo que hace difícil o incluso imposible que otros departamentos obtengan la información que necesitan para hacer bien su trabajo.
En ninguna parte es esto más evidente que en el departamento que hace de los números su negocio: las finanzas.
La colaboración requiere un gran esfuerzo de toda la organización
Según una encuesta realizada por Adaptive Insights CFO, casi el 50% de los directores financieros relacionaron la incapacidad de alinearse con otros departamentos en las métricas claves como el principal problema, mientras que el 70% afirmó que mejorar la colaboración con otras áreas de la compañía era una prioridad para el 2021.
¿Qué hace que la falta de colaboración con las demás áreas de la compañía sea un gran problema para el equipo financiero? Según el resultado del mismo informe, el 79% dijo que la falta de tiempo era uno de los problemas de colaboración más difíciles, mientras que el 55% citó la falta de claridad sobre quién tiene autoridad para tomar decisiones cuando los colaboradores no están de acuerdo.
No es de extrañar que los equipos tengan dificultades para lograr la colaboración financiera; el tiempo es escaso, la dirección o la claridad necesaria en torno a los KPI´s para establecer métricas que faciliten las relaciones interfuncionales con el objetivo de mejorar las previsiones y los informes. Por ello, lo que debería ser un trabajo en equipo se convierte en un esfuerzo exclusivo del área financiera, y cuando los estados financieros no reflejan la realidad financiera de la organización, la responsabilidad recae en finanzas. Al final, se pierde la credibilidad como departamento estratégico empresarial.
Haga que sus datos sean los datos de todos
Entonces, ¿cómo conseguir que otros departamentos colaboren con la planeación financiera en su empresa? Empiece por empoderar y responsabilizar a las otras áreas en los datos financieros y su proceso. Por ejemplo, muchas empresas siguen haciendo la mayor parte de sus previsiones y planificación con hojas de cálculo. Esto no sólo es tremendamente ineficiente (por no mencionar que es más probable que incluya errores), sino que mantiene toda la información en la pantalla de una persona hasta que esté lista para compartirla. Todos hemos visto una hoja de cálculo de Excel llamada FinalV2 o FinalV3, sólo para descubrir que los demás departamentos están usando FinalV6. Esta es una de las principales causas de desajuste en los datos. Aprovechando las nuevas herramientas de planeación financiera, una organización puede recopilar e informar sobre los números sin necesidad de enviar y recibir hojas de cálculo de Excel, es decir, gracias a la tecnología de la nube todas las áreas de la organización tendrá acceso a la misma versión de la información y podrán realizar cambios en tiempo real. Esto hace que todos los departamentos formen parte del proceso general, no parte del problema.
Cuanto más se automatice el proceso y se aumente la visibilidad de los datos y KPI´s en toda la empresa, existirá una mayor apropiación de los datos financieros por parte de las diferentes áreas de la organización, en lugar de tener solamente “los números de finanzas”.
Cuando cree una única fuente de información y la comparta, los colaboradores podrán discutir sobre los números y empezar a trabajar juntos para decidir los siguientes pasos y tomar decisiones acertadas.
Como ventaja, la automatización y los cuadros de mando para la elaboración de informes colaborativos pueden reducir enormemente la cantidad de trabajo transaccional que el equipo financiero tiene que realizar cada día. Esto libera el tiempo tanto para aumentar la colaboración como para proporcionar el análisis estratégico de alto nivel que ayudan a que la empresa avance.
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