En la actualidad, la planificación financiera se ha convertido en un elemento clave para alcanzar los objetivos financieros de las empresas. En este contexto, la automatización cumple un papel fundamental en la modernización del área de planificación financiera, dado que se ocupa de tareas repetitivas liberando a los miembros del equipo para que se dediquen a las labores de análisis, y se olviden de invertir la mayor parte de su tiempo en la preparación de la información, logrando con ello optimizar los procesos, reducir costos y aumentar la eficiencia de la planificación financiera.
La automatización se refiere a la capacidad de un sistema para realizar tareas de forma automática, sin la intervención humana. En el área de la planificación financiera, la gran cantidad de datos puede resultar abrumadora y difícil de manejar manualmente,
por ello automatizar procesos relacionados con datos, es una estrategia que logra dejar de lado tareas engorrosas como la descarga de archivos planos de los sistemas transaccionales, captura, integración y consolidación de planes y presupuesto, clasificación de ingresos y gastos, la elaboración de informes financieros y regulatorios entre otros.
A continuación, se presentan algunos de los beneficios más importantes de la automatización de procesos relacionados con datos en el área de planificación financiera:
- Mejora de la productividad: La automatización de procesos relacionados con datos aumenta la productividad de los equipos de planificación financiera. Al eliminar tareas manuales y repetitivas, los profesionales pueden enfocarse en tareas más estratégicas y creativas que requieren habilidades únicas y su comprensión profunda del negocio.
- Mejora de la calidad de los datos: Automatizar los procesos relacionados con datos, elimina el riesgo de la participación humana cuando se realiza de la forma tradicional, logrando disponer de datos precisos y actualizados. Adicionalmente, la confianza en el trabajo del equipo de planificación financiera aumenta y su reconocimiento es mayor al ayudar a tomar decisiones financieras más informadas.
- Velocidad en la creación de análisis: La automatización de procesamiento de datos es implementada por herramientas tecnológicas que realizan las tareas repetitivas en una mínima fracción de tiempo que deben dedicar los miembros del equipo de planificación financiera. Esto permite no solo cubrir los análisis previstos sino responder ágilmente a las demandas de análisis que van surgiendo en el día a día.
- Mayor precisión y consistencia: La automatización mejora la precisión y consistencia de los datos utilizados en la planificación financiera. Las herramientas de automatización pueden eliminar errores humanos y garantizar que los datos se recolecten y analicen de manera coherente y uniforme. Esto puede conducir a una mayor confianza en los datos utilizados en la toma de decisiones financieras.
- Analisis de datos más avanzado: Al automatizar los procesos relacionados con datos potenciará los analisis utilizados en la planificación financiera. Involucrar herramientas de automatización proporciona visualizaciones de datos en tiempo real, análisis de tendencias o predicciones futuras entre al tiempo que abona el terreno para aplicar ciencia de datos, permitiendo tomar decisiones más informadas y ágiles.
- Adaptación al cambio: La automatización de procesos relacionados con datos puede ayudar a las empresas a adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado y en las condiciones económicas. Las herramientas de automatización pueden proporcionar información actualizada en tiempo real sobre las tendencias y el cumplimiento de los planes propuestos, lo que permite a las empresas ajustar rápidamente sus estrategias financieras para adaptarse a los cambios del mercado.
- Liderazgo tecnológico: En la actualidad la tecnología impacta todas las actividades de una organización que quiere mantenerse vigente, por tanto, al ser la información financiera inherente al logro de los objetivos corporativos, el equipo de planificación financiera resulta fundamental para liderar la adopción de tecnologías de punta que liberen el potencial de la organización.
- Atención transversal a la organización: Ya vimos como la automatización del procesamiento de datos aporta en la calidad de estos, este es apenas el primer paso para la disponibilización de la información. Al convertir al área de planificación financiera en fuente confiable de los números de la compañía, más personas y equipos de la organización podrán hacer uso de ellos para lograr aportar a la consecución de los logros propuestos a todo nivel.
- Aumento del impacto del área de planificación financiera: El papel del CFO y su área de planificación financiera hoy es ser el socio del CEO y la junta directiva para lograr las metas propuestas, liberar al equipo de planificación de tareas repetitivas y permitirle dedicar sus esfuerzos al análisis y el planteamiento de estrategias aumenta la capacidad para generar impactos significativos.
- Facilita el cumplimiento normativo: La automatización del procesamiento de datos permite un seguimiento constante de los procedimientos financieros y la recopilación de información relevante para cumplir con los requisitos normativos. Esto ayuda a garantizar que la empresa cumpla con las regulaciones y normas financieras vigentes.
Hasta aquí, hemos resaltado las bondades que una iniciativa de automatización puede traer a un equipo de planificación financiera, no obstante, es importante destacar algunos temas sobre los cuales el equipo debe poner su foco:
La calidad del dato no se soluciona por arte de magia, la conocida frase “basura entra, basura sale”, en este contexto significa que, si automatizamos el proceso sin preocuparnos por asegurar la calidad del dato en el camino, el resultado será opuesto al esperado. El acceso a la información es otra oportunidad para mejorar el proceso, dado que el uso de herramientas adecuadas permitirá acceder directamente a los repositorios de datos evitando las tortuosas descargas de archivos planos, sin embargo, esto plantea el siguiente reto, garantizar que los datos estén protegidos contra posibles amenazas cibernéticas o violaciones de seguridad.
Por último, es importante destacar que la automatización de procesos relacionados con datos no significa la eliminación completa de la intervención humana. Aunque la automatización puede realizar tareas rutinarias y repetitivas, sigue siendo necesaria la intervención humana en la interpretación y análisis de los datos y la toma de decisiones estratégicas. Por lo tanto, la automatización de procesos relacionados con datos debe ser vista como una herramienta complementaria a las habilidades y experiencia de los profesionales de la planificación financiera.
Si está interesado en implementar la automatización de procesos relacionados con datos en sus procesos de planificación financiera, hay varios pasos que debe considerar para comenzar. En primer lugar, es importante identificar los procesos que pueden ser automatizados y evaluar los beneficios potenciales de la automatización en términos de eficiencia, precisión y consistencia de los datos. También es importante evaluar los costos y recursos necesarios para la implementación de la automatización.
Una vez que se han identificado los procesos a automatizar, es importante seleccionar las herramientas tecnológicas adecuadas. Hay muchas herramientas y plataformas disponibles en el mercado que pueden ayudar a automatizar procesos relacionados con datos, como la extracción, la transformación y carga de datos, así como las de análisis, modelamiento y la visualización de la información y resultados. Es importante seleccionar herramientas que sean adecuadas para las necesidades y objetivos específicos de la compañía.
Después de seleccionar las herramientas de automatización adecuadas, es importante implementarlas de manera cuidadosa y efectiva. Esto puede incluir la capacitación de los empleados sobre el uso y la administración de las herramientas y la integración con otros sistemas y procesos de la empresa.
En resumen, la automatización de procesos relacionados con datos puede ser una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia, precisión y consistencia de los datos utilizados en la planificación financiera. Sin embargo, la selección de las herramientas adecuadas para las necesidades y objetivos específicos de su empresa y el apoyo de expertos puede hacer la diferencia para lograr sus máximos beneficios. Si se implementa cuidadosamente puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas y adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado y en las condiciones económicas.
En próximas entradas profundizaremos con ejemplos las automatizaciones que mayor impacto han generado en nuestra experiencia. Recuerda que la clave para superar estos desafíos es la perseverancia, la innovación y la colaboración entre equipos. ¿Tienes algún caso en que pienses que la automatización del proceso de datos puede ayudar y que quieras compartir? ¡Menciónalo en los comentarios y continuemos la conversación!”
